Zapotrzebowanie na sędziów powinno zostać zgłoszone do Prezydium Kolegium Sędziów (Prezydium Podkolegium) na dwa tygodnie przed planowanym terminem zawodów (miesiąc w przypadku zawodów centralnych). Skład komisji sędziowskiej powinien zostać ustalony na co najmniej tydzień przed terminem zawodów. Zgodnie z miejscowym zwyczajem należy poinformować wyznaczonych sędziów o nominacji i planowanych godzinach rozgrywania zawodów, przy czym należy podać również czas zbiórki przed rozpoczęciem zawodów (przed odprawą sędziowską, o ile się odbywa). Należy zadbać o potwierdzenia przybycia, a za nieobecnych wyznaczyć zastępstwa.
Przy ustalaniu składu komisji sędziowskiej należy unikać ciągłego powoływania tych samych osób na te same funkcje sędziowskie. W przypadku zawodów składających się z kilku bloków warto rozważyć zmianę funkcji pomiędzy kolejnymi blokami. Taka praktyka znacznie urozmaica pracę sędziego, pozwala również sędziom na szybsze nabieranie doświadczenia. W przypadku kolegiów (podkolegiów), które sędziują mało zawodów w trakcie roku dobrym rozwiązaniem wydaje się powoływanie na zawody sędziego głównego dla mężczyzn i oddzielnie drugiego dla kobiet. Jeżeli liczba sędziów jest ograniczona sędzia główny kobiet w trakcie konkurencji mężczyzn może pełnić inną funkcję (np. sędziego stylu) i na odwrót.
W celu zmniejszenia kosztów związanych z wykonywaniem połączeń telefonicznych do sędziów można wykorzystać pocztę elektroniczną.
Dobrą praktyką jest informowanie o zawodach wszystkich sędziów i umożliwienie chętnym, a nieobsadzonym, społecznego sędziowania zawodów.


